Onboarder des freelances : mode d'emploi

Faire appel à un freelance permet de soutenir les équipes en répondant à des besoins souvent immédiats et ponctuels. Ces professionnels sont donc de passage dans les entreprises pour des périodes allant de plusieurs semaines à plusieurs mois. Il est important de ne pas les laisser de côté, au risque de limiter la réussite de la collaboration. Pourquoi est-il essentiel de soigner l’onboarding ? Quels sont les indispensables pour bien intégrer des freelances dès leur arrivée ? Découvrez nos pistes de réponse dans cet article.

Pourquoi soigner l'onboarding des freelances ?

Garantir le succès d’une collaboration

À l’instar de l’intégration d’un salarié, le bon accueil d’un indépendant favorise un climat de confiance dès les premiers instants de la collaboration. En effet, un environnement positif renforce la motivation et favorise le niveau de productivité d’un talent. De la même façon, cela permet de fluidifier les échanges et de favoriser le transfert de connaissances pour une meilleure compréhension du contexte de l’entreprise.

D’autre part, une intégration réussi assoie la crédibilité de l’entreprise puisqu’elle valorise la valeur apportée par les indépendants. Même si ces talents ne resteront pas dans l’entreprise de façon permanente, cela renforce leur sentiment d’appartenance et les implique concrètement dans l’impact de l’entreprise.

Assurer la réputation de votre entreprise

Qu’en est-il de “l’après mission” ? Savez-vous qu’un onboarding réussi peut simplifier vos prochaines recherches de freelances ? En effet, les indépendants sont des professionnels qui s’appuient beaucoup sur le réseau. Souvent liés à des collectifs d'indépendants et donc en contact régulier avec d’autres professionnels de leur secteur, ils se partagent souvent leurs retours d’expérience. Vous devez donc considérer les freelances comme des ambassadeurs de votre entreprise. Il existe plusieurs moments clés important à considérer afin d'améliorer l'expérience du collaborateur.

D’un point de vue technique, ces ambassadeurs bénéficieront d’une vision claire sur votre entreprise : organisation interne, systèmes mis en place, méthodes de travail, culture d’entreprise, points de vigilance… Par ailleurs, certains indépendants sont si spécialisés qu’il n’en existe qu’une poignée en France, régulièrement sollicités pour leur expertise rare. Donc nous vous recommandons de ne pas faire l’impasse sur ces points.

Les indispensables d’un onboarding réussi

1. Finaliser la logistique

Pour être autonome et rapidement opérationnel, un freelance aura besoin de matériel, d’outils de travail et de logiciels prêts à l’emploi. Voici une liste non exhaustive :

• Badge d’accès
• Matériel : ordinateur, téléphone etc.
• Outils : intranet, partage de fichiers, travail collaboratif, gestion de projet, agenda, visioconférence, boîte mail externe…
• Logiciels

Mais vous ne devez pas non plus oublier de préparer le contrat pour permettre sa signature le jour de son arrivée. Il arrive encore trop souvent qu’un indépendant commence sa mission, avant même que l’entreprise ait assuré la signature du contrat. Or ce document est indispensable pour protéger l’indépendant et l’entreprise, en cas d’accident du travail par exemple. Veillez donc à ne rien négliger pour faciliter l’autonomie du freelance et lui permettre d’être rapidement opérationnel.

2. Cadrer le projet et clarifier les attendus de la mission

Avant même le début de la mission, il est indispensable de rappeler le rôle du collaborateur externe et de fournir l’ensemble des informations sur l’entreprise pour lui permettre de comprendre son contexte et le cadre du projet. Vous lui offrez ainsi une vue d’ensemble plus approfondie sur le marché, l’actualité du secteur, la clientèle, les concurrents, les précédents projets liés à la mission etc. D’ailleurs, un guide d’accueil est toujours apprécié pour mieux appréhender l’histoire de l’entreprise ou bien mettre en avant la culture de l’entreprise.

Concernant plus spécifiquement la mission, aidez-vous d’un brief pour faire le point sur les objectifs, les marqueurs forts de réussite de la mission (similaires aux OKR), le périmètre d’intervention, le livrable attendu, la date de rendu, etc. De la même façon, il peut être bon de rappeler les modalités de la mission (méthode de travail, rythme, équipe projet, outils mis à disposition, frais éventuellement remboursés). Bien sûr, n’oubliez pas de programmer des réunions avec les différents interlocuteurs du projet. Cela facilitera les débuts de la mission et permettra d’accompagner ce collaborateur externe jusqu’à son entière autonomie.

3. Désigner un référent

Qui fournira l’ensemble de ces informations ? Le référent, bien sûr. Comme les ressources humaines ne sont pas toujours intégrées dans le processus d'intégration des freelances, ce sont bien souvent les membres des équipes métier qui font office de référents dans l’entreprise. Pour autant, cela ne signifie pas toujours qu’ils disposent de toutes les ressources nécessaires pour faciliter l’intégration des externes, que ce soit d’un point de vue logistique ou par souci de temps.

Or, le rôle du référent est primordial dans le processus d'intégration. Ce facilitateur favorise le lien entre les équipes du projet et l’indépendant. Il permet ainsi de créer un sentiment d’appartenance chez le collaborateur externe et de susciter la confiance de ceux qui travailleront étroitement avec lui sur le projet. Voilà pourquoi ce sont souvent les opérationnels qui se chargent de ce rôle mais cela implique de se dégager du temps dans l’agenda pour faciliter la collaboration, surtout les premières semaines.

“Nous avons quelques référents dans l’équipe, des personnes qu’on peut aller voir de façon rapide et que nous avons identifiées tout de suite. On essaie toujours d’être disponible au début pour que les collaborateurs externes se sentent à l’aise et qu’ils ne soient pas perdus dans un écosystème complexe, avec des organisations qui peuvent être difficiles à comprendre.” Jean Giart, Directeur IT chez Clarins

D’ailleurs, le référent pourrait être chargé de recueillir le retours d’expérience de ces talents via un rapport d’étonnement. Ce feedback permettra d’optimiser le processus d'intégration et de l’optimiser pour les prochaines arrivées.

4. Intégrer les freelances à la vie d’entreprise

Enfin, le dernier point auquel les entreprises ne pensent pas toujours, est d’intégrer activement les freelances dans la vie de l’entreprise. En parallèle de la visite des locaux, profitez par exemple des premiers jours pour présenter ces nouveaux arrivants aux équipes. On pense principalement à l’équipe projet, mais pour favoriser sa légitimité dans l’entreprise, n’hésitez pas à élargir ces rencontres aux équipes proches du périmètre de la mission et plus généralement aux autres directions métier. Il est déjà arrivé que des consultants avec lesquels nous collaborons nous racontent avoir échangé avec des collaborateurs de l’entreprise tandis que ceux-ci n’avaient pas connaissance de leur présence au sein du service.

Un bon moyen, plus informel, pour favoriser l’intégration au sein de l’entreprise est d’organiser des déjeuners d’équipe. Cela permet de sortir du cadre du projet, tout en favorisant la bonne entente entre les différents collaborateurs. Les collaborateurs externes ne sont pas toujours conviés à ces moments de convivialité alors que ces événements créent naturellement du lien entre les collaborateurs. Certaines entreprises ont ainsi souhaité instaurer ces pratiques en les impliquant par exemple lors des anniversaires d’entreprise, des afterworks, des teams building voire de certains séminaires.

Les indépendants ont tout autant besoin que les salariés d’un onboarding soigné pour favoriser leur intégration dans l’entreprise mais surtout pour atteindre les objectifs qui leur sont confiés. Si vous manquez d’idée pour améliorer l'intégration des indépendants, aidez-vous de leurs rapports d’étonnement. Alors, quel processus d’onboarding allez-vous mettre en place pour construire des collaborations épanouissantes ?